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9 mar. 21

Assemblées générales en temps de Covid : les règles à retenir en cas de vote par correspondance

Dans un contexte sanitaire où les rassemblements sont limités, les syndics de copropriété peuvent tenir les assemblées générales à distance, en visioconférence ou en audioconférence. Si la tenue de l’assemblée générale à distance n’est pas possible, pour des raisons techniques, le syndic peut proposer un vote par correspondance. Dans ce cas, les copropriétaires retournent alors un formulaire de vote joint à leur convocation.

Publié en juillet dernier dans le Journal Officiel, ce formulaire de vote par correspondance est désormais le format le plus utilisé par les syndics de copropriété afin de réaliser les assemblées générales, reportées en raison de la Covid-19.

Mais quelles sont les règles à retenir pour qu’un vote par correspondance soit pris en compte ?

Si pour certains, ce vote par correspondance est une simple formalité, il est important de rappeler qu’il s’agit d’une décision extrêmement importante pour la vie future d’une copropriété. Il est donc essentiel de s’y consacrer pleinement, au risque de voir des résolutions acceptées à contrecœur et pour lesquelles un retour en arrière sera impossible.  

Un copropriétaire qui souhaite voter par correspondance doit tout d’abord prendre connaissance de l’ensemble de sa convocation ainsi que des pièces jointes pour avoir en sa possession toutes les informations essentielles : ordre du jour ; état financier de la copropriété, etc.

Il pourra par la suite remplir son formulaire en répondant à chacune des questions soumises. Qu’il soit “pour” ou “contre” voire même “abstentionniste”, il est important de mettre en évidence un vote clair et sans rature sur l’ensemble des choix afin de ne pas voir sa participation considérée comme défaillante et non prise en compte. 

Le formulaire est à envoyer au maximum 3 jours avant l’assemblée générale (par correspondance ou par mail), tout en conservant une copie chez soi, dans le cas où une erreur surviendrait.

À la suite de l’assemblée générale, chaque copropriétaire recevra en plus de son procès-verbal d’Assemblée Générale, un dossier de l’ensemble des votes par correspondance de chacun des copropriétaires.

Cependant, pour Jean-Philippe Zembra, gérant d’Immobilière du Château, la digitalisation des assemblées générales ne devra pas à terme se substituer aux réunions physiques, « la mise en place du vote par correspondance est évidemment nécessaire pour maintenir la vie d’une copropriété, cependant l’éclairage apporté par le syndic lors des réunions est primordial pour créer un débat collectif et donner à chaque copropriétaire les clés nécessaires pour voter »