Galivel & Associés

Bien que le télétravail se soit largement répandu, les entreprises n’ont pas encore trouvé leur rythme de croisière. Le travail hybride continue d’interroger. Nombre de chefs d’entreprises souhaiteraient que leurs collaborateurs reviennent sur site. Mais, une directive unilatérale et descendante du top management vers les employés, à l’instar de celles de grands groupes IT ces dernières semaines, peut être brutale et générer un mal-être, une démobilisation, voire une fuite des talents. Pour l’éviter, les entreprises tentent de donner envie à leurs équipes de revenir en fixant des rendez-vous corporate sur site par exemple ou avec des services annexes (conciergerie, loisirs). Toutefois, pour convaincre les collaborateurs, il faut savoir leur donner envie et compenser les avantages du nomadisme en proposant mieux sur site. L’espace de travail lui-même peut faire la différence, s’il est pensé pour répondre à la tâche réalisée par le salarié. Le réagencement des bureaux à travers le prisme de l’usage des collaborateurs peut considérablement faciliter l’adhésion. Mais toutes les entreprises tireraient-elles un vrai bénéfice de l’optimisation des espaces ? Lesquelles ont les meilleurs atouts ? Existe-t-il un profil-type ?

 

Pourquoi revenir sur site quand on peut se concentrer plus facilement dans le silence de son salon que dans un bureau en open-space ? Ou quand on peut participer à une réunion, confortablement installé chez soi, par le biais de la visio, au lieu de faire 45 minutes de transports pour rejoindre une salle de réunion, qui ne dispose finalement que d’une table, de chaises et d’un écran ? Pour faire revenir leurs collaborateurs sur site, les entreprises ont tout intérêt à se challenger en menant une réflexion de fond sur leur cœur de métier, sur les différentes tâches réalisées par leurs équipes et par un même collaborateur, sur l’occupation et l’usage des bureaux.

« Quels espaces de travail sont plébiscités ou négligés ? Pour quelles raisons ou quelles tâches ? Quels jours accueillent-ils plus ou moins de collaborateurs ? Quels équipements sont utilisés ? C’est en répondant à ces questions que les entreprises pourront comprendre les besoins de leurs équipes et donc concevoir de nouveaux espaces qui apportent une réelle valeur ajoutée sur site » indique Jean-Marc Vauguier, président de Z#BRE, startup spécialisée dans l’optimisation des espaces de travail grâce à la data.

Pour mener à bien ce réagencement des espaces, les entreprises ont simplement besoin de capteurs qui récupèrent les informations d’usage (entrées sur site, dans les différentes pièces, au restaurant, au parking…) et d’un système informatique qui fait remonter les informations et les analyse.

« Avec l’essor du smart building et de l’internet des objets, de très nombreuses entreprises sont déjà équipées de capteurs ou de compteurs. Donc ce n’est pas la partie la plus complexe. Et, le cas échéant, des solutions simples et rapides à déployer existent sur le marché. La raison pour laquelle les entreprises s’adressent à nous est plutôt qu’elles ont besoin que nous fassions remonter l’information captée, que nous la leur restituions dans un format compréhensible de tous et pas seulement des équipes informatiques, et que nous leur fournissions des conseils d’aménagement sur-mesure, fondés sur leur cas précis. » complète Jean-Marc Vauguier.

Il s’agit généralement :

• De comprendre pourquoi certains espaces sont plus exploités que d’autres (proximité, technologie, agencement…) et de les répliquer si besoin ;

• D’imaginer les nouveaux espaces qui répondent aux tâches des collaborateurs de l’entreprise (travail de bureau, de test, d’atelier ; seul ou en équipe ; au téléphone, sur ordinateur, avec des équipements de haute technologie…) ;

• D’identifier les espaces sous-utilisés qui pourraient être transformés ou fermés à certains moments pour générer des économies de chauffage par exemple ;

• De repérer les collaborateurs et équipes à rapprocher physiquement afin de simplifier le quotidien (transversalité sur les projets ou sur le fonctionnement de l’entreprise) ;

• De dimensionner avec plus de justesse les services en fonction des jours et de l’affluence sur site pour éviter le gaspillage ou au contraire l’insuffisance (restauration, ménage…).

 

Toutes les entreprises devraient s’interroger sur l’adéquation entre les espaces de travail qu’elles proposent et les besoins de leurs collaborateurs. A fortiori quand elles ont mis en place un dispositif de télétravail.

Toutefois, il existe des entreprises qui ont plus d’atouts pour tirer un réel bénéfice d’un réagencement des espaces. Quel est leur profil ?

• L’entreprise qui a adopté un mode de travail hybride, avec des collaborateurs sur site et des collaborateurs en télétravail. Elle est donc déjà agile et sait s’adapter aux évolutions du monde du travail.

• Qui dispose d’au moins 5 000 m² de surface de bureaux répartis sur un ou plusieurs sites, sur un même territoire, sur toute la France ou sur plusieurs pays ; elle espère donc capitaliser sur les volumes sous-exploités et pourrait même le répliquer sur différents sites, ou au contraire réaliser qu’un seul site est suffisant pour l’ensemble de ses équipes.

• Dont les locaux sont situés dans des zones urbaines ou à coûts élevés ; ce qui implique qu’elle serait d’autant plus favorable à la réduction de certains coûts de fonctionnement.

• D’un point de vue stratégique, elle connaît une forte croissance ou projette une expansion ; elle souhaite donc prévoir et mettre en place sur le long terme un dispositif qui lui permet de capitaliser sur des espaces flexibles et modulables.

• Elle a des convictions fortes en matière de RSE du respect des ressources naturelles ; elle est donc à la recherche de nouveaux process pour réduire son empreinte carbone et optimiser sa performance énergétique.